Рекрутинг на аутсорс: как выстроить работу с подрядчиком

В целом аутсорсинг подбора персонала можно поделить на две модели.

Подбор полного цикла

Тут все просто: у вас есть задача на подбор, кадровое агентство или фрилансер закрывают ее под ключ.

В классической схеме:

• с вами проведут бриф-встречу, на которой с вас снимут потребность,
• узнают детали вакансии, особенности компании, требования и условия.

Ну и начнут искать, а вам остается только отсматривать резюме финальных кандидатов и принимать решение о найме.

Просто ресерч

Ресерч в этом смысле называют какую-то часть работы, а не полный цикл:

• ресечер может только искать резюме и кидать вам релевантные,
• может искать и проводить для вас первичные телефонные интервью,
• назначать собеседования с вами или отдавать резюме с краткой сводкой по кандидату.

Вам остается только провести собеседование и принять решение о найме.

Как правило, эту схему выбирают компании покрупнее, которые усиливают поток кандидатов к внутреннему HR и создают интерес у потенциальных кандидатов. Но так бывает не всегда — все дело в модели оплаты.

Рекрутеры обычно берут деньги за конечный результат, а ресерчеры — за промежуточный. Модель оплаты зависит от типа работ: например, скинуть конкретное количество релевантных резюме или привести определенное число людей на собеседование.

Расскажу про особенности взаимодействия с подрядчиками — о том, как начать работу и максимизировать свой шанс на успех. 

У кадровых агентств и рекрутеров-фрилансеров есть свои преимущества и недостатки.

Из существенных плюсов кадровых агентств:

• меньше ваших рисков, в том числе репутационных (если это известное и уважаемое агентство),
• ответственность прописана в документах,
• выше шанс, что сотрудники агентства обучены и работают в рамках стандартов профессии и банальной этики.

В общем, таким компаниям, как правило, дорога их репутация, поэтому они будут стараться выполнить свои обязательства, а не плодить негативные кейсы. 

Из минусов: скорее всего, работа кадрового агентства обойдется вам дороже, чем работа фрилансера-рекрутера. И это логично, ведь операционные затраты агентств выше. 

Фрилансеры стоят дешевле, часто они более гибкие, так что вы с большой вероятностью сможете настроить работу так, как удобно и вам, и рекрутеру.

Читайте по теме: Рынок фриланса в России: что нужно знать бизнесу

Важно понимать и риск: по сути рекрутер-фрилансер связан по-настоящему только свой совестью и репутацией. Если он по каким-то причинам не сможет выполнять работу (заболел или просто ничего не делает), никто не даст вам другого сотрудника на замену.

Рекомендую сразу уточнить, как вы будете платить фрилансеру, есть ли у него ИП или самозанятость. 

Как искать подрядчика? 

Казалось бы, проще всего пойти стандартным путем, то есть погуглить. Однако для небольших компаний это не самый эффективный способ.

Я бы посоветовал два проверенных способа.

1. Крупнейший в России сайт с вакансиями и резюме (ну куда без него, почти монополист)

У этого сайта есть два собственных продукта:

• Реестр кадровых агентств

Вам достаточно вбить в поисковике что-то вроде «найти кадровое агентство», и ссылка на нужный ресурс появится в топ-3. Там достаточно выбрать специализацию, в которой вы хотите найти будущего сотрудника: it, реклама, производство, продажи.

Перед вами откроется список компаний с возможность перейти на их страницу в сервисе.

• Маркетплейс фрилансеров

Все очень похоже на аналогичные маркетплейсы по поиску исполнителей: вы размещаете подробную задачу-заказ, рекрутеры откликаются или вы сами выбираете рекрутера, благо у каждого есть личная страница с описанием экспертизы и даже примерами закрытых вакансий.

2. Telegram и рекомендации

Можно спросить рекомендацию у коллег и знакомых по цеху, в профильных или HR-группах. Есть несколько крупных HR-сообществ, которые довольно легко ищутся в поиске.

Вы можете добавиться в чат и просто попросить коллег посоветовать проверенного подрядчика на поиск специалиста.

Или читайте интерактивную карту RB.RU «Город для бизнеса»: как привлечь кадры и найти подрядчиков

И обязательно уточните, в какой сфере вы ищете сотрудника, ведь у большинства подрядчиков, как правило, есть сильная экспертиза по одному-двум направлениям: например it, digital, финансы.

Что важно учитывать на старте работы с подрядчиком? 

Сразу стоит уточнить ценообразование за услугу и понять, подходит вам такая схема или нет.

• Чаще всего вознаграждение подрядчика связано с потенциальной зарплатой, на которую вы ищете сотрудника.
• Некоторые берут процент с годового дохода сотрудника, который складывается из месячного дохода (только оклада или совместно с премией — этот момент нужно выяснить у подрядчика), умноженного на 12.

Обязательно уточните, какими суммами оперирует подрядчик: netпосле вычета налогов или grossдо вычета налогов.

Например, вы ищете сотрудника на 100 тыс. рублей в месяц «чистыми», подрядчик готов закрыть вакансию за 15% годового дохода gross.

1. Сначала переводим нашу зарплату «чистыми» (net) в gross. Можно через специальный калькулятор, просто погуглите: «калькулятор net gross». 100 тыс. net — это 114 942 gross.
2. Далее умножаем 114 942 на 12 = 1 379 304, это годовой доход gross.
3. В итоге вознаграждение подрядчика 15% от 1 379 304 = 206 895 рублей, ничего сложного.

Есть подрядчики, которые берут комиссию в размере x окладов net. Это может быть, например, один-два месячных оклада.

Могут быть и альтернативные варианты, всегда считайте экономику в зависимости от информации, полученной от подрядчика. Плюс нужно всегда держать в голове, что заработная плата бывает рыночной или нет.

Читайте также: Думаете отдать логистику на аутсорс? 5 советов, как выстроить эффективную работу с подрядчиками

Чтобы не было неприятных сюрпризов, всегда лучше немного погрузиться в актуальность зарплаты. Можно элементарно посмотреть аналогичные вакансии на сайтах и погуглить исследования. Чем больше у вас данных, тем лучше.

Если ваша зарплата объективно не рыночная, некоторые подрядчики могут вам отказать, в идеале предоставив обоснование. А в ситуации, если они все же берутся за работу, не исключены сложности: вы потратите время, а они будут заставлять вас повышать зарплату будущему кандидату, соответственно увеличится и комиссия подрядчика.

Я слышал такие истории очень часто. То, что подрядчик не берет все заказы подряд, а может убедить вас на старте с помощью бенчмарок и аналитики, показать обзоры, характеризует его с положительной стороны. 

Читайте также: «Ну вы же специалисты»: что такое партнерские отношения между заказчиком и исполнителем

Обязательно попросите «рыбу договора» и уточните зоны ответственности, ограничения и сам цикл работы.

Расскажу про основные важные моменты, которые на моей практике становились неприятным сюрпризом. Лучше учитывать их сразу.

• Какая модель оплаты? 

Вы, например, платите подрядчику сразу 100% вознаграждения либо 50% по выходу сотрудника и 50% по факту успешного прохождение испытательного срока. Есть ли замена, если сотрудник не прошел испытательный срок? 

• Есть ли предоплата? 

Это частая практика, но я лично не работаю с подрядчиками по предоплате. В моей парадигме это допустимо, если подрядчик просто мировой, с громким именем, безупречной репутацией и штатом уникальных профессионалов на борту.

То же самое касается эксклюзивности поиска — некоторые подрядчики готовы работать при условии, что над вакансией никто более не работает: ни другой подрядчик, ни внутренний HR.

• Где они буду искать кандидатов? 

Используют ли какие-то иные источники, кроме стандартных работных сайтов? Было бы круто, но не критично.

• Как они присылают вам резюме кандидатов? 

Бывает так, что рекрутер присылает просто подходящее резюме, вы одобряете — и он делает первый звонок. Это тоже путь, но человек, если рекрутер с ним не связался первично, может быть просто не в поиске или не заинтересован вашей компанией или сферой. Получается, что вы просто потратили время на чтение.

Я сталкивался с подрядчиком, который присылал мне по 30 резюме, я выбирал из них пять релевантных, а в итоге ни один из них не согласился по разным причинам. Хорошо, что я эйчар и скриню текст резюме за 30 секунд, а ведь некоторые могут и долго читать.

В идеале рекрутер может показать несколько резюме так, чтобы вы с ним скалибровались, а в дальнейшем он проводит первичное интервью и присылает вам резюме с краткой справкой.

Вот пример справки менеджера по рекламе:

«ФИО. Последний опыт работы — “Ромашка”. Поняла, что здесь позиция больше про продажи, что ей не совсем близко, поэтому покинула компанию. Прошлый опыт — «Рога и копыта», где отвечала за медиапланирование и сильно погрузилась в техническую часть. Работала с рекламой: контекст, таргетинг, ретаргетинг. CPA сети понимает, но не работала с ними».

В дополнение к этому подрядчик, например, может проводить первичное техническое интервью, буквально два-три несложных вопроса, которые позволят отсечь явно не релевантных кандидатов. 

Бывают, конечно, и рекрутеры, которые очень погружены в сферу и могут даже проводить полноценное техническое интервью, но я встречал таких немного.

• Есть ли у подрядчика стоп-лист и как он работает? 

Стоп-лист — это база кандидатов, которые были показаны вам подрядчиком (попадают туда люди просто по резюме, которое вам прислали, или по проведенным собеседованиям — надо смотреть в договоре).

Это удобно, если, например, параллельно с подрядчиком работает внутренний HR — сразу ясно, где чей кандидат.

На практике у меня был такой случай. Подрядчик привел на собеседование кандидата, которому отказали. Ситуация рядовая. Но через три года, подкачав скиллы, кандидат вновь откликнулся на вакансию той же компании через внутреннего HR — и его в этот раз взяли.

Подрядчик случайно узнал об этом и пришел с требованием о выплате. Директор этой компании был крайне удивлен, но пришлось заплатить, ведь по договору кандидат закреплялся за подрядчиком на пять лет, а он просто пропустил этот пункт в договоре.

Обязательно обсуждайте все нюансы с подрядчиком «на берегу».

Ну и напоследок несколько простых , но очень действенных советов

1. Сначала подумайте и составьте примерный профиль того, кто вам нужен: предполагаемый функционал, зоны ответственности.
2. Запрашивайте у подрядчика примеры кейсов. Закрывали ли аналогичные вакансии? Если да, то сколько времени потребовалось на это, какие были трудности.
3. Всегда смотрите, как подрядчик снимает с вас задачу. Насколько умные и важные вопросы задает, пытается ли чуть глубже понять вашу потребность, какие делает выводы. Чем подробнее он вникает в нюансы и детали, тем лучше. Вообще в подборе правильное снятие и понимание потребности — львиная доля успеха. 
4. Будьте партнером с подрядчиком, помните о важности обратной связи. Не отвечайте в формате: «не подходит, до свиданья!», давайте развернутый фидбек. Так подрядчик скорее откалибруется и повысит качество своей работы. 

Фото на обложке: Unsplash