Онлайн-кассы в 2024 году: что это, кому нужны и как выбрать кассовое оборудование

Содержание:

• Что такое онлайн-касса и когда ее ввели
• Основные изменения в онлайн-кассах в 2024 году
• Кому нужно устанавливать онлайн-кассы
• Кто может работать без онлайн-кассы
• Что входит в кассовое оборудование
• Как работает онлайн-касса
• Где купить онлайн-кассу
• Виды онлайн-касс
• Cколько стоит и как выбрать
• Как зарегистрировать и начать работать
• Ошибки при регистрации ККТ в налоговой инспекции
• Способы подключения кассы
• Что делать, если с кассой возникли проблемы
• Риски при работе без онлайн-кассы

Что такое онлайн-касса и когда ее ввели

Онлайн-касса — это устройство, которое создает и сохраняет кассовые чеки. Чаще всего они выглядят как принтеры, иногда встроены в smart-терминал и имеют экран. Их задача — формировать чеки, которые продавец распечатывает или отправляет покупателю в электронном виде. Информация из чека поступает на фискальный накопитель, оттуда оператору фискальных данных (ОФД), а затем в Федеральную налоговую службу (ФНС).

Кассы существуют давно, но раньше собственник бизнеса пять лет локально хранил ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) — это блок, который ставится внутрь кассы для фиксации всех денежных операций, — и передавал в налоговую службу сведения только по запросу. 

Федеральных закон 54-ФЗ, регулирующий использование контрольно-кассовой техники, начал меняться с 2014-2015 гг., а к 2017 году уже обязал работать кассы в режиме онлайн. Крупный и средний розничный сектор перешел на онлайн-кассы за несколько месяцев. Впоследствии требование стало обязательным практически для всех видов торговли, включая малый бизнес. 

Чек, выданный онлайн-кассой, содержит требуемые ФНС реквизиты и QR-код. Покупатель может его просканировать и понять, настоящий ли чек и были ли отправлены данные в налоговую. Это добавляет некоторую прозрачность для клиентов, но в основном система предназначена для контроля государства над бизнесом. 

ОФД — это компании, которые аккредитованы ФНС. Получить аккредитацию может любое юридическое лицо, удовлетворяющее требованиям ФНС. Сами реформы превратили рутинный процесс выдачи чеков в новый рынок технологий, оборудования и ПО. Переход чека в цифру стал толчком для создания множества экосистем облачных сервисов для цифровизации бизнес-процессов. Компании-ОФД стали держателями данных и активно развиваются в направлении BigData, чтобы анализировать поведение покупателей или ситуацию в отрасли — что, как мы понимаем, влияет на развитие рекламного рынка.

Основные изменения в онлайн-кассах в 2024 году

Изменения в 54-ФЗ вносятся регулярно. Ожидают выхода очередные уточнения. Предполагается, что они вступят в силу с 1 сентября 2024 года. Среди них выделим особенно заметные. 

• ФНС разработали специальное приложение «Мои чеки Онлайн». Продавцы смогут отправлять туда чеки покупателю, сообщения сохраняются на почту или по номеру телефона. Это нужно, чтобы продавцы могли экономить на отправке sms и e-mail, а у потребителя все чеки могли храниться в одном месте. 
• Регистрировать контрольно-кассовую технику (ККТ) можно будет через «Госуслуги», чтобы меньше зависеть от работоспособности сайта ФНС. 
• Если меняется фискальный накопитель, то отчет об этом можно будет передавать не только через заявление в ФНС, но и через ОФД. Это нужно, чтобы сократить время запуска кассы. На это работает и сокращение сроков регистрации с 10 до 5 дней. 
• Ужесточается порядок экспертизы фискальных накопителей. Теперь они должны быть совместимы со всеми моделями ККТ. 
• Для того чтобы покупатели могли видеть все сведения о покупке, вводятся ограничения по размерам шрифтов в чеке и их контрастности.
• Вероятно появление новых ОФД с интересными предложениями для бизнеса: регистрация организаций упрощается, это выводит новых игроков на рынок. 
• Уточняется порядок применения онлайн-касс в сделках, где присутствуют третьи лица. Яркий пример такого рода сделок — продажи на маркетплейсах, в которых участвуют покупатель, продавец и площадка-посредник.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

Установка онлайн-касс обязательна для всех бизнесов, которые продают товары или услуги и принимают оплату наличными или банковской картой через терминал. 

Законодательство распространяется и на владельцев онлайн-магазинов, которые принимают платежи на сайте. Разница лишь в том, что в интернет-магазине не распечатывают бумажный чек, а отправляют его на e-mail или по номеру телефона. Такие онлайн-кассы состоят из тех же элементов, что и физические, имеют фискальный накопитель и передают данные в ОФД. 

В магазине покупатель получает бумажный чек, в интернет-магазине — электронный. Но сейчас по запросу можно самостоятельно отказаться от бумажного чека, сообщить свой номер телефона или почту и получить электронный чек вместо бумажного.

По теме: Маркировка одежды: что нужно знать уже сейчас 

Кто может работать без онлайн-кассы

Перечень видов бизнеса, которые могут работать без онлайн-касс, постепенно сокращается. Сейчас продавать товары и услуги, не применяя онлайн-кассу, по законодательству могут только граждане в статусе самозанятых; бизнесы, которые используют безналичный расчет только с ИП; и предприниматели, чья деятельность регулируется патентом, например, репетиторы, фотографы, организаторы свадеб и похорон, уборщики квартир, дизайнеры, турагентства и др. 

Также от обязанности устанавливать онлайн-кассу освобождены некоторые виды деятельности, такие как:

• ремонт обуви и изготовление ключей;
• торговля через механические аппараты, где оплата принимается монетами;
• продажа печатных газет и журналов, мороженого и питьевой воды через киоски. 

Что входит в кассовое оборудование

Комплектация онлайн-кассы зависит от специфики бизнеса, пропускной способности магазина, режима налогообложения и других факторов. Минимальный набор кассового оборудования состоит из кассового аппарата, внутри которого находится фискальный накопитель, программного обеспечения и оборудования для выхода в интернет. 

Фискальные накопители отличаются друг от друга по сроку своей службы (от 13 месяцев до трех лет), а выбор вида чипа зависит от системы налогообложения, которая зафиксирована за продавцом. 

Современные онлайн-кассы бывают разных форматов. Одни подключаются к ноутбуку и планшету, откуда данные на них передает софт. Другие работают самостоятельно, к ним можно подключать дополнительное оборудование, например, сканеры штрих-кодов и принтеры. Не нужно забывать, что для того, чтобы в магазине или кафе можно было принять оплату банковской картой, необходимо еще установить POS-терминал и заключить соглашение с банком-эквайером. 

По теме: Лучшие сервисы для владельцев пунктов выдачи заказов

Как работает онлайн-касса

Чтобы работа с кассой полностью соответствовала законодательству, помимо физической установки необходимо пройти регистрацию и заключить договор с оператором фискальных данных. Это будет стоить порядка 3000 рублей в год за одну кассу. 

Когда продавец пробивает чек, данные по платежу фиксируются в фискальном накопителе и онлайн передаются оператору фискальных данных. По сути, фискальный накопитель похож на флешку, хранящую данные по совершенным продажам в зашифрованном виде. После обработки сведения о каждом чеке поступают от оператора в НС. Налоговая служба может запросить накопители для проверки. 

Где купить онлайн-кассу

Приобрести комплект можно свободно, даже на маркетплейсе. Главное, чтобы модель устройства обязательно присутствовала в Реестре налоговой службы. Сейчас в реестре более 190 моделей. Также у производителей есть официальные дилеры со своими магазинами, а некоторые производители продают комплекты напрямую по заявке на сайте.

Виды онлайн-касс

Онлайн-касса может работать в виде фискального регистратора или smart-кассы.

• Фискальный регистратор представляет собой устройство, похожее на принтер чеков, но внутри устанавливается фискальный накопитель. Он подключается к различным системам, таким как Restik, и отправляет чеки ОФД самостоятельно. Такие устройства не имеют собственного интерфейса и работают в связке с софтом. 
• Smart-кассы, такие как Sigma, уже включают в себя планшет, принтер и фискальный накопитель, подключаются по вайфай и не требуют дополнительных покупок.

Сколько стоит и как выбрать

Выбор типа онлайн-кассы зависит от бизнес-модели, требуемых функций и интеграции с софтом.

Критерии выбора онлайн-кассы

Выбор подходящей онлайн-кассы может быть ключевым решением, влияющим на эффективность работы и удовлетворение потребностей клиентов. Нужно учитывать,  есть ли у производителя широкая сеть распространения: зачастую в маленьких городах может просто не быть дилера, и доставку кассы придется ждать дольше. 

На выбор могут повлиять такие факторы:

Функциональность. Проверьте, чтобы касса была совместима с софтом, который позволит принимать платежи нужным вам способом, вести отчетность и управлять инвентаризацией; или что этот софт в нее уже встроен, если это smart-касса. 

Цена. Оцените стоимость кассы и ее дополнительных услуг, чтобы выбрать оптимальный вариант. 

• Цена фискальных регистраторов устанавливается производителем и рекомендуется дилерам исходя из себестоимости и рыночной ситуации. Она зависит от технических характеристик, таких как производительность. 

• Цена smart-касс зависит в большей степени от диагонали экрана (в них встроен планшет). При этом smart-кассы зачастую могут стоить дешевле, чем мощные фискальные регистраторы, потому что чекопечатающий элемент в них обычно слабый, а значит, недорогой. 

Чем лучше печатающий механизм и выше его ресурс, тем выше цена. Например, в продуктовый магазин с высокой проходимостью нельзя поставить простой «Эвотор» с экраном, потому что он не справится с нужным количеством чеков. При этом мощные «Атол» или «Штрих-М» с отличным печатающим механизмом подойдут  для большого бизнеса,  но будут стоить дороже, чем «Эвотор». 

Цена может колебаться от 10 до 50 тысяч рублей за кассу без фискального накопителя (ФН). Так, за простой смарт-терминал «Эвотор» без фискального накопителя можно отдать 17-20 тысяч рублей. ФН к нему будет стоить 10-15 тысяч, в зависимости от срока службы (13 месяцев, 36 месяцев). А мощный «Атол 27Ф» стоит уже от 36 тысяч рублей. 

Еще один фактор, от которого зависит цена, — это модель их распространения через дилерскую сеть. Не все кассы можно приобрести за разовый платеж, есть те, что сдаются в аренду. Здесь пользователь платит за услугу, а сама касса ему не принадлежит.

Техподдержка. Узнайте условия поддержки по выбранной модели кассы, убедитесь, что у вас будет доступ к технической поддержке, чтобы быстро решать возникающие проблемы.

Интеграция. Проверьте, насколько легко касса интегрируется с другими программами и сервисами, которые вы используете в своем бизнесе.

Топ онлайн-касс 

Лидеры рынка для HoReCa, по нашим наблюдениям, — это «Эвотор» и «Атол». Есть «Штрих-М Online», aQsi и др. Производители продолжают появляться, потому что рынок достаточно емкий. 

Безусловно, у каждой модели онлайн-кассы есть свои плюсы и минусы: что-то подходит для маленьких торговых точек, какие-то онлайн-кассы лучше использовать для интернет-магазинов. В реестре налоговой службы более 190 моделей, оценить каждую сложно. Отмечу особенности лишь некоторых, чтобы было понятно разнообразие вариантов. 

• Главный плюс «Эвотора» — это система «всё в одном», а минус — низкая мощность недорогих моделей касс. «Эвотор» подойдет, если торговой точке не нужен софт для автоматизации бизнеса или такой софт уже поддерживает работу с «Эвотор». Но и тут внимательнее: если в торговой точке высокая проходимость, нужно выбирать модель подороже и помощнее — либо другого производителя. 
• У «Атола» есть фискальные регистраторы под любой размер бизнеса (и по цене тоже конкурентные). С «Атолом» интегрируется практически любой софт. 

Выбирая онлайн-кассу, можно оттолкнуться от того софта, который будет использовать предприятие (совместима ли касса с ним), учесть проходимость. Если нужно печатать тысячу чеков в день, лучше выбрать решение, которое адаптировано под большой бизнес. 

Итак, ключевые факторы выбора — функциональность, вид софта и оборудование, которое уже есть в наличии, чтобы, например, не тратиться на кассу с планшетом, если планшет уже имеется и его можно подключить к кассе попроще. Ширина кассовой печатной ленты — вопрос скорее эстетики, чем функциональности. 

Как зарегистрировать и начать работать

Вне зависимости от того, будет регистрация самостоятельная или с чьей-то помощью, желательно, чтобы предприниматель получил в начале квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она нужна для регистрации в ФНС и последующего электронного документооборота. Выбрать оператора можно самостоятельно из перечня в налоговой. Договор заключается сроком на год или три в зависимости от типа бизнеса. 

Заявление на регистрацию онлайн-кассы сейчас подают через личные кабинеты в ФНС. После того как ККТ будет присвоен регистрационный номер, нужно провести фискализацию. Ее можно пройти также через портал «Госуслуги». 

 По теме: Преимущества и недостатки разных видов подписей: что можно подписать только от руки 

Ошибки при регистрации ККТ

При регистрации онлайн-кассы пользователь записывает в накопитель (ФН) регистрационный номер ККТ и другие сведения о себе и договоре. Продавцы со специализацией на кассовой технике вместе с комплектом предлагают услуги по регистрации в налоговой, установку под ключ. Это удобно и безопасно, потому что самостоятельная регистрация — это процесс, в котором можно ошибиться — вплоть до того, что есть шанс случайно испортить фискальный накопитель, и придется покупать новый. 

Две самые критичные ошибки: 

•  в фискальный накопитель записывается неправильный регистрационный номер ККТ;
•  ошибка в записи ИНН.

Все остальные ошибки в записях не влекут за собой таких серьезных последствий. Это могут быть некорректные данные о пользователе, изготовителе, серийном номере или номере договора с ОФД. С такими ошибками аппарат может быть зарегистрирован, а затем быстро — в течение 1 рабочего дня — можно подать заявление о перерегистрации для фиксации изменения сведений (исправления ошибок). 

Способы подключения кассы

Онлайн-касса подключается к сети интернет через кабель или по вайфай. На самой кассе через настройки необходимо активировать режим передачи данных. Для работы с маркированной продукцией нужно подключать кассу с ФФД 1.2.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

У кассы могут быть проблемы с подключением к ОФД. Это может быть связано с тем, что договор окончен или касса неправильно настроена — либо истек срок фискального накопителя. Как следствие: касса получает данные от софта, но не может передать их дальше. Если это происходит дольше 30 дней, то касса перестает принимать новые данные. После устранения причины касса направит сведения о чеках, которые хранила, в ОФД.

Физические поломки помогают отремонтировать сами производители касс, проблемы софта решают его производители.

Риски при работе без онлайн-кассы

В 2023 году действовал мораторий на проверки пользователей онлайн-касс. Вероятно, он продолжится. Но полномочия у надзорных органов проводить проверки и выписывать штрафы за нарушения законов о ККТ все же есть. 

Административная ответственность и штрафы грозят предпринимателю, если: 

• отсутствует онлайн-касса или она не зарегистрирована правильно;
• продавец не пробивает чек, принимая деньги от покупателя;
• продавец пробивает чек на сумму меньше стоимости товара;
• продавец выдает фальшивый чек. 

ИП заплатит до 50% от суммы, которая прошла «мимо кассы», а компаниям грозят штрафы в размере до 100% от выручки, не пробитой на кассе. Если будут зафиксированы повторные нарушения, а их суммы превысят 1 млн рублей, то деятельность предприятия может быть приостановлена, а должностному лицу (ИП) запретят заниматься своей деятельностью на один-два года.

Фото на обложке: Freepik