Преимущества и недостатки разных видов подписей: что можно подписать только от руки

Какие виды подписания документов существуют

• Рукописная подпись – уникальное графическое начертание, которое мы собственноручно ставим сначала при получении паспорта в 14 лет и затем под всеми документами, которые хотим заверить.
• Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной подписи. В России существует 3 вида ЭП: простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Последняя приравнивается к рукописной без всяких «но», тогда как УНЭП и ПЭП требуют заключения соответствующего соглашения между сторонами документооборота. При этом ПЭП – самый незащищенный вид, мы с ней сталкиваемся, например, при введении логина для входа в онлайн-банк или кода из СМС для подтверждения покупки.
• Факсимиле – подпись-штамп, представляющий собой точное воспроизведение рукописной подписи человека. Она позволяет заверять документы от имени генерального директора или бухгалтера без их участия, но только при наличии соответствующего соглашения между сторонами.
• Акцепт оферты – согласие физического или юридического лица (акцептанта) принять от другого лица (оферента) предложение о заключении договора: например, о купли-продаже товара по заявленной продавцом цене. Публичная оферта – это предложение о заключении договора, адресованное к любым лицам. К оферте присоединяются путем акцепта, который подтверждает согласие человека с документом. Акцептом оферты будет являться, например, оплата работ или услуг.

Преимущества и недостатки каждого из видов подписания документов

Рукописная подпись

• Преимущества

Главным преимуществом рукописной подписи является то, что вы ставите ее лично, контролируя весь процесс документооборота. Это наиболее простой традиционный способ подписания документов, так как для его использования не нужно осваивать новые технологии, разбираться в юридической силе оферты или факсимиле, достаточно только уметь писать. 

• Недостатки

За свое длительное время существования бумажный документооборот уже обзавелся определенными очевидными недостатками: 

1. Длительный процесс. Документы надо распечатать, подписать с каждой из сторон при личной встрече, потратить время в пробках или деньги на курьера. 
2. Документы нужно хранить определенное время. Если речь о больших объемах, для этого придется выделить отдельный архив и нанять специального сотрудника.
3. Но, самое главное, это не так уж и надежно, как многие привыкли думать. Злоумышленник может подделать подпись и заверить документы за вас – для этого ему понадобится всего лишь шариковая ручка. В итоге вы можете столкнуться с финансовыми потерями, в том числе на судебное разбирательство и почерковедческую экспертизу, которая не всегда бывает точна. 

Электронная подпись (ЭП)

• Преимущества:

ЭП позволяет подписывать документы онлайн из любой точки мира. Усиленные виды ЭП создаются на основе системы криптографической защиты информации (СКЗИ). Алгоритмы криптографии настолько сложны, что взломать их не представляется возможным – даже самому опытному хакеру это не под силу.

Более того, в подписанный ЭП документ нельзя внести изменения, иначе математическая связь нарушится, и подпись документа станет недействительной. ЭП заставляет злоумышленника оставлять за собой определенные “цифровые следы”, по которым его можно легко вычислить и привлечь к ответственности. 

• Недостатки:

Так как электронная подпись – это относительно новое явление, которое только набирает обороты, не все понимают правила ее применения. Нарушение техники безопасности, например, передача своей ЭП третьим лицам, может стать основой для реализации мошеннических схем.

Простая электронная подпись – наиболее уязвимый вид. В отличии от усиленных ЭП, простая не гарантирует неизменность документа после подписания.

ЭП применима во всех бизнес-процессах, но для некоторых из них могут потребоваться дополнительные атрибуты. Например, оператор ЭДО – для обмена электронными счетами-фактурами или УПД, машиночитаемая доверенность (МЧД) – в случаях, если представитель компании действует на основании доверенности.

Факсимиле

• Преимущества:

Главным плюсом использования факсимильной печати является возможность удаленно заверять документы без необходимости личной встречи. Так, например, ее можно ставить на страховых или медицинских полисах, в служебных удостоверениях, уведомлениях или благодарственных письмах, но только при наличии соответствующего соглашения между сторонами.

• Недостатки:

Воспользоваться факсимильной печатью может любой человек, получивший к ней доступ. Сфера применения факсимиле крайне ограничена. Она не подойдет, например, для подписания платежных документов, счетов-фактур или бухгалтерских отчетов, подаваемых в налоговые органы.

Факсимиле, в отличие от ЭП, нельзя использовать в кадровом документообороте: ставить на трудовых книжках или в приказах. В качестве исключения государство разрешает применять факсимиле людям с инвалидностью по зрению для совершения банковских операций.

Акцепт оферты

• Преимущества:

В большинстве случаев акцепт оферты позволяет продавать товары и оказывать услуги без заключения бумажного договора. Главным преимуществом данного метода является то, что он не требует личной встречи и длительного согласования условий: вы либо принимаете их, либо нет.

Стандартным примером такой сделки является покупка товара: продавец предлагает свою цену, вы принимаете ее и оплачиваете товар. Стоимость товара в таком случае выступает важным условием договора и не может измениться на кассе или в процессе онлайн-оплаты.

Грамотно составленная оферта защищает права компании – в ней прописываются все права и обязанности сторон.

• Недостатки:

Главный недостаток данного метода подписания документов – весьма ограниченная сфера применения. Так, например, акцепт оферты нельзя использовать для оказания нетиповых услуг, заключения сделок с недвижимостью или ведения кадрового документооборота.

Также оферта, опубликованная, например, на сайте вашего контрагента может изменяться в одностороннем порядке, а вместе с ней и условия оказания услуг. Фактом уведомления об изменении оферты в подавляющем большинстве случаев становится обновление файла с текстом оферты на сайте.

В случае возникновения спорных ситуаций при изменении оферты на сайте, пользователю нужно будет потратить дополнительные средства на юриста и судебное разбирательство. Такие затраты могут в разы превышать стоимость оказанных услуг.

Зачастую оферта располагается на сайтах не в самых очевидных местах, так клиенты, которые обращаются к оференту, могут даже не подозревать о предстоящих правоотношениях.

Читать по теме: Все о цифровизации документооборота: какие продукты есть на рынке и кому они подходят

Правовые аспекты и юридическая значимость

В соответствии с российским законодательством, рукописная подпись, как и усиленная квалифицированная электронная подпись по умолчанию – юридически значимы, тогда как другие виды подписания документов требуют соответствующего соглашения между сторонами.

В случае с офертой дополнительное согласование о ее использовании также не нужно. Акцептант может как принять условия оферты путем совершения предусмотренных такой офертой действий, так и не принимать их, отказавшись тем самым от заключения договора.

Какие документы можно подписать только от руки

Такие документы относятся в основном к Трудовому кодексу. Это, например, акт о несчастном случае на производстве, журнал прохождения инструктажа по охране труда или документы, содержащие государственную тайну.

Читать по теме: Сотрудники стали ответственнее относиться к своим электронным подписям

Подведем итоги

Чтобы понять, какой вид подписи вам подходит, сопоставьте виды подписи с бизнес-процессами вашей компании. Если документов в вашей сфере подписывается очень мало, и компания консервативная – выгоднее использовать традиционное подписание ручкой на бумаге.

Если вы хотите поставить на поток типовое подписание документа – вам подойдет оферта. Если начальник все время разъездах, а поток документооборота большой – используйте факсимиле. Электронная подпись поможет удаленно и надежно вести документооборот с клиентами, сотрудниками и контрагентами. 

Читать по теме: Как перевести бумажные доверенности в электронный вид

Фото на обложке: Unsplash