Порядок оформления сотрудника на работу

• Законодательство о приеме на работу
• Этапы приема на работу
  • Передача документов
  • Медосмотр
  • Подача заявления
  • Ознакомление с правилами и нормативами компании
  • Заключение трудового договора
  • Издание приказа
  • Внесение записи в трудовую книжку
  • Отправка отчета в Социальный фонд России
• Особые случаи при приеме на работу
  • Несовершеннолетние
  • Иностранцы
  • Совместители
  • Студенты
  • Госслужащие
  • Оформление испытательного срока
• Чем грозит неправильное оформление

Законодательство о приеме на работу

Порядок приема нового работника на предприятие регламентирует главный документ — Трудовой кодекс РФ. В ст. 68 гл. 11, где прописаны правила и процедура трудоустройства.

Кроме того, наем сотрудников определяется следующими нормативными актами:

1. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, утверждающим формы первичной учетной документации.
2. ФЗ № 439 от 16.12.2019, регламентирующим правила оформления трудовых книжек для работников.
3. Постановлением Правительства РФ № 29 от 21.01.2015, устанавливающим нормы информирования работодателем сотрудника о заключении с ним трудового или гражданско-правового договора.
4. Приказом Министерства здравоохранения от 28.01.2021 № 29Н, регламентирующим порядок прохождения работниками медицинских осмотров.
5. Приказом Росархива № 71 от 22.05.2019, определяющим стандарты делопроизводства в государственных органах.
6. Постановлением Правления ПФ РФ № 245п от 31.10.2022.
7. Приказом Минтруда РФ № 713н от 10.11.2022, утверждающим формы составления данных о трудовой деятельности работника.
8. ФЗ № 439 от 16.12.2019, разрешающим оформление сотрудникам электронных трудовых книжек вместо бумажных.

Этапы приема на работу

Прежде всего стоит определить профиль кандидата, включая обязанности, требования к образованию и навыкам, условия работы. Далее начинается поиск:

• Размещение вакансий в СМИ и на сайтах по трудоустройству.
• Мониторинг объявлений от соискателей.
• Сбор резюме.
• Создание базы кандидатов.

После проходит отбор кандидатов:

• Анализ и сортировка анкет.
• Выбор подходящих кандидатов.
• Подготовка к собеседованию.
• Проведение интервью для оценки профессионализма и надежности.

После проверки в службе безопасности соискателю назначают встречу с будущим руководителем и директором компании.

Читайте по теме:

Первый и пока единственный: как предпринимателю нанять первого сотрудника

Из штата — на внештатный режим. Когда такой перевод сотрудника оправдан?

Согласовав кандидата с руководителем, кадровик должен выполнить следующие шаги:

• Запросить у кандидата необходимые документы.
• Проверить, нет ли у будущего работника ограничений для занимаемой должности по закону.
• Организовать медосмотр (для определенных профессий).
• Предоставить для подписи документы о трудовых обязанностях и расписании работы.
• Заключить трудовой договор.
• Издать приказ о приеме на работу.
• Занести данные в трудовую книжку.
• Сообщить информацию о новом сотруднике в Социальный фонд.

Передача документов

Будущий работник предоставляет в отдел кадров следующий пакет документов:

• паспорт или иное удостоверение личности;
• бумажная трудовая книжка или выписки из ее электронного варианта;
• страховое свидетельство о пенсионном страховании;
• аттестат, диплом или другое свидетельство об образовании;
• военный билет для военнообязанных.

В отдельных случаях потребуются и другие бумаги:

• справка об отсутствии судимости;
• медицинская книжка;
• автобиография или анкета;
• ИНН;
• несколько фотографий для пропуска и личного дела.

Медосмотр

На медосмотр направляют не всех претендентов. Процедура обязательна для тех, кто устраивается на вакансии:

• с опасными и вредными условиями труда;
• в торговых организациях;
• в медицинских и детских учреждениях;
• связанные с управлением автомобильным, железнодорожным, авиационным, речным или морским транспортом;
• в пищевой промышленности и общепите;
• в косметических центрах и салонах;
• на предприятиях Крайнего Севера и приравненных к нему областях;
• в водоснабжении и очистке;
• на вахтах и так далее.

Кроме того, на обязательный медосмотр отправляют несовершеннолетних кандидатов.

Если медосмотр проводится по направлению работодателя, расходы по нему несет предприятие, нанимающее персонал. После обхода врачей работнику выдают заключение о профпригодности, которое он передает в отдел кадров.

Подача заявления

В некоторых организациях новому сотруднику предлагают написать заявление о приеме на работу. Однако сейчас это необязательно.

Заявление пишет работник лично в произвольной форме на имя директора предприятия. В нем он просит зачислить его в штат с указанием должности, разряда (если есть), даты начала работы.

Ознакомление с правилами и нормативами компании

До заключения трудового договора сотрудники отдела кадров знакомят новичка с внутренними документами компании:

• коллективным договором;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• должностными инструкциями;
• положениями об оплате труда и начислении премий;
• инструкциями по охране труда и так далее.

Кадровики также проводят первичные инструктажи с записью в журналах:

• по пожарной безопасности;
• гражданской обороне;
• вводного и первичного инструктажа по ОТ.

Заключение трудового договора

После прохождения медосмотра работником и проверки документов сотрудником отдела кадров наступает самый ответственный этап трудоустройства — заключение трудового договора. Новичок должен подписать его не позднее чем через 3 дня после того, как его приняли в компанию и он начал официально трудиться в ней.

Трудовое соглашение составляют в 2 экземплярах:

• первый оставляют в отделе кадров;
• второй выдают на руки сотруднику.

Документ составляют в произвольной письменной форме с указанием следующей информации:

• названия и адреса организации, куда устраивается работник;
• фамилии и имени нового сотрудника;
• полного наименования должности в соответствии со штатным расписанием;
• даты выхода на работу;
• оплаты труда (оклада, премий, надбавок и тому подобное);
• режима рабочего дня и времени перерывов;
• материальной ответственности нового сотрудника, если характер работы ее предполагает;
• гарантий и компенсаций за вредные факторы;
• условий труда на месте работы;
• сведений о мерах социальной поддержки.

После того как трудовой договор оформлен и подписан работником, сотрудник отдела кадров вносит его в журнал учета. Любые изменения фиксируются в дополнительном соглашении, которое составляют письменно в ОК и передают на подпись поступившему работнику.

Фото в тексте: Unsplash

Издание приказа

После заключения договора по предприятию издают приказ о зачислении в штат нового сотрудника. Его составляют на стандартном бланке ф. Т-1 или по форме, принятой в организации.

В приказ о найме нового работника вносят такие данные:

• название организации;
• код ОКПО;
• фамилию, имя, отчество директора или лица, его замещающего;
• дату издания;
• порядковый номер;
• фамилию, имя, отчество сотрудника, принятого на работу;
• условия труда, включая заработную плату, график, испытательный срок и т.д.

Раньше эти сведения дублировались в личной карточке работника. Но после перехода на электронные трудовые книжки больше не приходится хранить данные на бумаге.

Внесение записи в трудовую книжку

После того как сотрудника примут на предприятие, инженер отдела кадров вносит запись об этом в электронную трудовую книжку. Бумажный носитель заполняют, если он сохранился у работника, по его просьбе. В графу со сведениями о месте трудоустройства копируют информацию из приказа.

Трудовую книжку не оформляют для сотрудника, принятого в организацию по совместительству. Она хранится на его основном рабочем месте.

Отправка отчета в Социальный фонд России

Отчеты отправляются в Социальный фонд России через автоматизированную систему. С 2023 году, после объединения с Пенсионным фондом, в СФР отправляют единый документ по ф. ЕФС-1. Его заполняют сразу после оформления нового сотрудника приказом.

В отчет вносят информацию о:

• трудоустройстве поступившего на предприятие;
• его трудовом стаже;
• размере заработной платы (у работников бюджетной сферы);
• внесении дополнительных взносов на накопительное пенсионное обеспечение;
• взносах на страхование от травматизма.

Особые случаи при приеме на работу

Иногда у сотрудника отдела кадров возникают особые ситуации при приеме нового работника на предприятие. Они касаются отдельных категорий соискателей.

Несовершеннолетние

Согласно ТК РФ, на работу имеют право поступать граждане старше 14 лет. Закон устанавливает следующие требования к несовершеннолетним сотрудникам:

• обязательное прохождение медицинского осмотра;
• безопасные условия на рабочем месте;
• сокращенная продолжительность трудового дня;
• письменное согласие родителей или опекунов;
• трудовая деятельность в свободное от учебы время для работников до 15 лет.

В случае когда соискателю не исполнилось 14 лет, все документы за него подписывают родители, усыновители, другие родственники. Кроме того, запрещено принимать на работу таких сотрудников без разрешения органов опеки.

Иностранцы

Принять на работу гражданина другого государства можно только при наличии патента или разрешения. Согласно ФЗ-115 от 25.07.02, иностранцам присваиваются 3 статуса:

• с ВНЖ или ПМЖ;
• с разрешением на временное проживание;
• с временной регистрацией при открытой визе или миграционной карте.

Для получения патента понадобится собрать пакет, состоящий из таких бумаг:

• заявления соискателя;
• паспорта или другого удостоверения личности;
• миграционной карты;
• полиса дополнительного медицинского страхования;
• справки о прохождении медицинского осмотра.

Патент не нужен таким категориям иностранцев:

• у которых имеется открытая виза;
• студентам очного отделения российского вуза;
• обладателям ВНЖ или ПМЖ;
• гражданам Белоруссии, Казахстана, Киргизии, Армении.

Оформить разрешение на работу временно пребывающего в России иностранца можно после сбора таких документов:

• ходатайства приглашающего;
• его паспорта или другого удостоверения личности;
• копии паспорта иностранного гражданина;
• гарантийного письма о его обеспечении в материальной, жилищной и медицинской части.

Принимая документы на трудоустройство от иностранца, нужно обратить внимание на такие нюансы:

• срок действия патента (запрещено брать на работу, если до его окончания осталось менее 3 месяцев);
• разрешенный вид деятельности;
• профессию претендента.

Любое несоответствие становится поводом для отказа в приеме на работу.

Совместители

Существуют 2 вида совмещения:

• внешнее, когда работник трудится в 2 разных организациях;
• внутреннее, кода он несет дополнительную нагрузку в одной и той же компании.

В первом случае трудовая книжка сотрудника находится на основном рабочем месте. В дополнительном ему выдают копию приказа или справку.

Во втором случае особого оформления и дополнительных документов не нужно. Они заполнялись и выдавались сотруднику при первичном трудоустройстве.

Читайте по теме:

Ищете работу? Следуйте этим правилам, чтобы не попасть на крючок к мошенникам

Что нужно знать, принимая иностранца на работу в общепит в 2023 году?

Студенты

Трудоустройство студентов предполагает неполный рабочий день или неделю. Такая мера существует для того, чтобы не препятствовать их обучению. В остальном правила не отличаются от стандартных.

Госслужащие

Порядок трудоустройства государственных служащих такой же, как и для остальных российских граждан. Единственное отличие состоит в том, что бывший чиновник обязан сообщить своему прошлому руководителю о новом месте работы. Высшие государственные служащие должны получить разрешение на трудоустройство в специальной комиссии.

Оформление испытательного срока

Прежде чем направить соискателя на испытательный срок, кадровик удостоверяется, что он не относится к следующим категориям работников:

• победитель конкурса на вакансию;
• беременная женщина;
• несовершеннолетний соискатель;
• женщина, воспитывающая ребенка младше 15 лет;
• лицо с дипломом о СПО, если они устраиваются на работу впервые после окончания учебного заведения;
• кандидат, переводящийся с аналогичной специальности на другом предприятии;
• претендент на выборную должность;
• соискатель по срочному трудовому договору, который заключается менее чем на 2 месяца.

Максимальный испытательный срок:

• 3 месяца для всех сотрудников;
• 6 месяцев для руководителей и главных бухгалтеров.

Соискателя принимают на работу, если он в течение испытательного срока не имел замечаний и отрицательных отзывов. Перевод на постоянную работу не может не сопровождаться приказом.

Чем грозит неправильное оформление

За нарушение ТК РФ при оформлении трудоустройства на компанию накладываются штрафы:

1. За непредоставление обязательных документов — от 1 до 5 тыс. руб. на руководителя, от 30 до 50 тыс. — на организацию. Повторное нарушение влечет увеличение штрафа до 70 тыс. руб.
2. За незаполненную трудовую книжку — до 50 тыс. руб. При повторном проступке — до 70 тыс. руб.
3. За отсутствие трудового договора или допущенные в нем ошибки — до 100 тыс. руб. Повторное нарушение наказывается штрафом до 100 тыс. руб.
4. Если кандидата не направили на медосмотр — до 70 тыс. руб.
5. За отсутствие подписи соискателя при ознакомлении с правилами внутреннего трудового распорядка — до 70 тыс. руб.

Если после приема на работу руководство предприятия не сообщило о нем в военкомат, то согласно ст. 21.1 КоАП РФ, ему грозит штраф до 3 тыс. руб.

Фото на обложке: Unsplash