Что включает в себя фонд оплаты труда и как рассчитывается

Содержание

• Что такое ФОТ?
  • Чем отличаются ФОТ и ФЗП?
• Что включают в ФОТ?
• Зачем рассчитывают ФОТ?
• Общая формула расчета
• Планирование ФОТ
• Сроки формирования фонда оплаты труда
• Анализ расходов ФОТ

Что такое ФОТ?

Понятие «фонд оплаты труда» (ФОТ) так и не закрепилось в законодательстве РФ, на практике же чаще всего под таким понятием подразумевают деньги, которые выделяются на зарплаты сотрудникам. В этот фонд входят средства, предназначенные как для оплаты труда работников, так и для выплат в разные фонды. Но сюда не включены финансы, необходимые для оплаты материальной поддержки или для другой социальной поддержки.

Также к ФОТ не относятся средства, которые выплачиваются по договорам гражданско-правового характера и средства, необходимые для выплаты пособий — они оплачиваются Социальным фондом России.

Чем отличаются ФОТ и ФЗП?

Конкретного определения для этих двух категорий нет, и многие компании трактуют их по-своему. Как правило, фонд заработной платы включает отчисления именно за отработанные часы, в то время как фонд оплаты труда помимо заработной платы охватывает премии, отчисления, материальную помощь и многое другое.

Что включают в ФОТ?

Перечень выплат, который будут закреплены в вашем предприятии, определяется отдельно. Чаще всего это зависит от локальных актов, которые и будут определять конечный список, но обычно в ФОТ входят следующие выплаты:

• Заработная плата в соответствии с трудовыми договорами, которые заключены с официально трудоустроенными сотрудниками. Сюда же относят бонусы, получаемые за выслугу лет.
• Доплаты в зависимости от условий оплаты труда. Надбавки могут выдаваться за тяжёлые условия труда, за работу в законные выходные, праздники, сверхурочное время.
• Премии по результатам труда.
• Отпускные и командировочные.
• Пособия, которые выплачиваются за первые три дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя.
• Компенсации за проезд, проживание и мобильную связь.

Также список сумм, которые не будут относиться к фонду оплаты труда, будут определяться руководителем организации отдельно. Сюда могут относиться праздничные поощрения, разовые выплаты в честь памятных дат и материальная помощь от организации.

Читайте по теме:

Отпускные в 2024 году: как рассчитать и что изменилось в расчете

Бонусная система оплаты труда для сотрудников

При выплате заработной платы из дохода вычитается НДФЛ (налог на доходы физических лиц). Сама зарплата в ФОТ должна содержать вычитаемый доход, то есть если заработная плата 20 тысяч рублей, а НДФЛ — 13% (2 600 рублей от 20 тысяч рублей), то записываем не конечную сумму, а начальную — вместо 17 400 рублей записываем также 20 тысяч рублей.

Зачем рассчитывают ФОТ?

Показатели фонда оплаты труда необходимы не только для отчетности и корректных выплат, но ещё и для анализа компании. На основании ФОТ можно оценить и понять среднюю заработную плату работников и сделать соответствующие выводы: понизить заработную плату или повысить.

На основе анализа ФОТ за несколько лет можно проследить динамику развития и оценить, возможно ли привлечь в компанию ещё работников с той же заработной платой.

Общая формула расчета

Единой формулы расчёта ФОТ нет. Рассмотрим несколько вариантов, которые используются чаще всего.

ФОТ = Среднемесячная заработная плата * Среднесписочная численность работников * 12 месяцев.

Формула может меняться в зависимости от цели. Если интересуют выплаты по конкретному отделу, то нужно будет снизить количество работников в первом показателе и изменить среднесписочную численность работников в зависимости от их количества в конкретном отделе. Если интересуют выплаты за конкретный период, например, месяц или полгода, то вместо 12 месяцев нужно указать необходимую цифру.

Есть и другой вариант расчёта, который используется для определения ФОТ по конкретному сотруднику:

ФОТ = Заработная плата + Надбавки + Страховые взносы + Отпускные.

Рассмотрим на примере, как нужно рассчитывать ФОТ.

В ООО «Компания А» в январе 2023 года были произведены следующие расчёты по заработной плате:

• заработная плата сотрудников — 1 280 060 руб.;
• премии за месяц — 413 755 руб.;
• отпускные — 108 882 руб.;
• материальная помощь при рождении ребенка — 100 000 руб.;
• выплаты за счет СФР — 25 069,98 руб.;
• страховые взносы — 624 416,34 руб.

Перед тем, как рассчитать формулу, нужно обратиться к локальным актам компании. Согласно им, фонд оплаты труда включает в себя суммы, начисленные в пользу работников (включая НДФЛ и взносы), кроме выплат за счет СФР.

По итогу, формула ФОТ будет следующая: 1 280 060 руб. + 413 755 руб. + 108 882 руб. + 100 000 руб. + 624 416,34 руб. = 2 527 113,34 руб.

Планирование ФОТ

В рамках бизнес-планирования для любой компании очень важно учесть ФОТ — это заранее позволяет предусмотреть предполагаемые расходы на оплату труда.

Если доля затрат на оплату труда составляет большую часть при оценке себестоимости продукции, то точно стоит провести анализ и планирование фонда оплаты труда.

При планировании стоит обращать внимание на несколько факторов. Один из них — масштаб бизнеса, в зависимости от него и будут определяться тонкости всего процесса. Рассмотрим основные этапы, которые должен пройти каждый руководитель для грамотного планирования фонда оплаты труда:

Этап 1: Подготовка информации для составления фонда оплаты труда. Среди основных данных, которые могут потребоваться — среднесписочная численность работников, штатная численность работников, информация о показателях движения персонала, фактические показатели заработной платы, отчислений, положения об оплате труда и премировании.

Этап 2: Расчёт численности персонала по всему предприятию. Стоит учитывать, будет ли расти компания, сколько вакансий будет закрыто, текучесть персонала и так далее.

Этап 3: Выбор структуры планирования ФОТ. Здесь стоит определиться с глубиной планирования: чтобы получить точные данные, нужны данные на уровне конкретной штатной единицы, а если это анализ общего характера, можно остановиться на конкретном отделе или на компании в общем.

Этап 4: Определение метода. Есть несколько методов, которые могут использовать при планировании: от факта, по средней заработной плате и точное планирование. Последний из них наиболее сложен и используется на крупных предприятиях. К примеру, для точного планирования нужно рассчитать плановую заработную плату для каждого работника в разрезе видов выплат. При этом необходимо нормировать все виды выплат, а затем применить их к каждой должности в штатном расписании.

Этап 5: Расчёт планового ФОТ. После того как все данные были рассчитаны, можно внести их в специализированную таблицу, где и будут отображены основные показатели.

Этап 6: Сравнение ФОТ планового периода с прогнозом текущего периода. На этом этапе показатели планового периода сопоставляются с текущим. На основании отклонений и делаются выводы.

Этап 7: Внесение корректировок. На основе выводов из шага 6 вносятся изменения, необходимые, чтобы предприятие функционировало наилучшим образом.

Сроки формирования фонда оплаты труда

Сроки будут зависеть от потребностей организации. Перечислим основные сроки для формирования фонда оплаты труда:

• ФОТ на год. Рассчитывается за последний календарный годичный период, этот показатель используется, чтобы определить размер фонда.
• ФОТ на месяц. Показатель чаще всего применяется для различных отчётов, статистики.
• ФОТ на день. Этот показатель применяют, если хотят проанализировать расходы фирмы.
• ФОТ на час. Будет актуален на тех предприятиях, где сотрудники работают на почасовой системе оплаты.

Анализ расходов ФОТ

После составления фонда заработной платы стоит его правильно проанализировать. Чтобы сделать это грамотно, нужно понимать структуру фонда заработной платы, учитывать все необходимые данные.

Это поможет грамотно оценить ценность каждого сотрудника, понять объективную стоимость привлеченной трудовой силы, построить эффективную систему оплаты труда и оценить реальный уровень расходов на оплату труда и их доли в общей величине расходов.

Читайте по теме:

При каких условиях работодатель может удерживать деньги из зарплаты сотрудника

Как малому бизнесу избегать кассовых разрывов

Для этого требуется выполнить 3 условия:

• Разработать внутренние правила и политики, которые будут регулировать выплаты заработной платы и другие виды вознаграждений работникам.
• Обеспечить точность данных во всех документах, связанных с оплатой труда.
• Вести бухгалтерский учет зарплаты в строгом соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Для анализа важно понимать, как точно выполняются показатели, что входит в обязательный перечень задач, какая сумма экономится или перерасходуется, будет ли расти зарплата со временем, какую структуру имеет фонд оплаты труда и каков будет уровень заработной платы.