Нововведения в ЭДО: что такое машиночитаемая доверенность и как её оформить

Зачем нужна МЧД

Машиночитаемая доверенность нужна, чтобы представитель компании мог заключить сделку без присутствия на ней собственника. МЧД помогает ускорить процесс документооборота, так как на личную встречу нужно выделить время. Думаем, все знают про многочасовые поездки на метро и как они могут утомлять.

Ещё МЧД снижает затраты на печать и доставку бумажных документов и делает более безопасной передачу конфиденциальной информации. Машиночитаемая доверенность помогает избежать проблем, например, связанных с потерей документов при транспортировке.

Не стоит путать МЧД с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физического лица. Они не взаимозаменяют друг друга, а дополняют. Например, директор компании должен подписать МЧД с помощью УКЭП, чтобы сотрудник мог сдать отчетность или заверить счета.

Главная задача МЧД — подтвердить полномочия физического лица (сотрудника или внештатного работника), представляющего интересы организации или ИП.

Почему необходимо успеть сделать МЧД до 1 мая

В Социальном фонде России рассказали, что до 1 мая представители компаний, которые сканируют бумажные доверенности и передают данные через сервис «Электронный листок нетрудоспособности» обязаны выпустить машиночитаемую доверенность. Отмечается, что речь идет о бумажных доверенностях, сформированных до 11 марта 2024 года. Без МЧД передавать данные в Социальный фонд России не получится.

Важно: для остальных сервисов предоставления отчетности требования по выпуску МЧД не такие жесткие. Сделать это можно до 1 июля 2024 года либо до окончания срока действия таких доверенностей, если он наступит раньше.

Как успеть

Для этого можно использовать любое из перечисленных ПО на выбор: 

• программное обеспечение бухгалтерского и кадрового учета, если оно поддерживает работу с этой доверенностью;
• сервисы операторов электронного документооборота, которые предоставляют функционал работы с ней;
• программное обеспечение от Фонда социального страхования АРМ МЧД, которое можно скачать бесплатно;
• собственное программное обеспечение компании, если оно соответствует спецификациям, опубликованным на сайте Фонда социального страхования.

Алгоритм создания и регистрации МЧД с помощью средств ПО бухгалтерского и кадрового учета или сервисов операторов ЭДО зависит от выбранной системы. Однако для ее выпуска в любом случае надо указать сведения о доверителе, представителе (уполномоченном сотруднике) и полномочиях, которые ему предоставляются.

Мы остановимся на формировании машиночитаемой доверенности через безвозмездное программное обеспечение Фонда социального страхования АРМ «Доверенность». Его используют для хранения и управления машиночитаемой доверенностью: формирования, подписания, регистрации, отзыва.

Пошаговая инструкция по созданию МЧД 

Шаг 1. Загружаем программное обеспечение из личного кабинета на сайте СФР. Найти ссылку на скачивание можно в разделе «Электронные доверенности (МЧД)».

Шаг 2. Настраиваем ПО под себя. Для этого можно воспользоваться руководством пользователя. Оно находится в личном кабинете в том же разделе, где была ссылка на скачивание.

Для работы с АРМ «Доверенность» необходимо провести ряд настроек: 

• реквизитов организации;
• соединения с базой данных;
• сервисов Фонда;
• сертификата для СЭДО (социального электронного документооборота);
• сертификата для МЧД;
• резервного копирования и восстановления базы данных (при необходимости).

Важно: перед началом работы с машиночитаемой доверенностью обязательно нужно загрузить классификатор полномочий.

Шаг 3. Создайте доверенность, используя краткую инструкцию создания доверенности с нуля. Обязательные поля для заполнения подсветят желтым цветом.

Обратите внимание, что для формирования МЧД во вкладке «Реестр доверенностей» необходимо указать следующие сведения:

1. Период действия доверенности.
2. Данные о владельце (подгружаются автоматически после настроек).
3. Сведения о полномочиях, передаваемых представителю.
4. Данные о доверителе (подгружаются автоматически после настроек).
5. Информация об уполномоченном сотруднике.

Важно: после сохранения доверенности присваивается уникальный идентификационный номер (UUID доверенности).

Шаг 4. Подпишите и зарегистрируйте МЧД. Созданная доверенность подписывается УКЭП доверителя. Вы также обязаны указать его при первичной настройке программного обеспечения.

Сформировать и выдать машиночитаемую доверенность может только тот, кто вправе вести деятельность без доверенности от имени организации или ИП. Чаще всего это генеральный директор или индивидуальный предприниматель. 

Важно: гендиректор и ИП могут получить УКЭП только в удостоверяющем центре ФНС.

Если регистрация доверенности прошла успешно, то в ответ придет идентификационный номер электронной доверенности.

Шаг 5. Выгрузите выданную МЧД (при необходимости). Обратите внимание, что скачать свою электронную доверенность может только доверитель или сам уполномоченный сотрудник.

Заключение

Для взаимодействия с Социальным фондом уполномоченному сотруднику теперь необходимо наличие УКЭП физического лица и машиночитаемая доверенность. Выпустить доверенность можно с помощью разных видов ПО. Выбор зависит от вас. В данной статье мы рассмотрели только один из возможных вариантов.

Фото на обложке: Freepik