Эффективность адаптации нельзя измерить. Какие мифы мешают грамотному онбордингу

Содержание:

• Что такое адаптация
• Миф 1. Адаптация должна начинаться с первого рабочего дня нового сотрудника
• Миф 2. Адаптация — это заполнение документов и выдача оборудования
• Миф 3. Важно дать новичку как можно больше информации, или «узнай все за один день»
• Миф 4. В период адаптации важно тщательно контролировать новичка
• Миф 5. Эффективность адаптации нельзя измерить

Что такое адаптация

Адаптация — это план действий, которые помогают новому сотруднику освоиться на рабочем месте, влиться в коллектив, понять свои задачи и в итоге выйти на пиковую эффективность. 

Первое впечатление о компании порой играет решающую роль. Так, около 80% новичков понимают еще в первые две недели работы, что их отношения с компанией скорее всего не сложатся. Даже в случае успешного прохождения испытательного срока они вряд ли задержатся надолго. 

При этом новички с хорошим опытом адаптации в 18 раз больше привержены своему работодателю по сравнению с сотрудниками, которые считают, что их адаптация была менее эффективной. Для того, чтобы снизить текучку на испытательном сроке, избежать выгорания сотрудников и финансовых потерь, важно не допустить распространенных ошибок при составлении плана адаптации. 

В статье я сформулировал их в виде мифов об адаптации сотрудников.

Миф 1. Адаптация должна начинаться с первого рабочего дня нового сотрудника

По статистике, 20–25% кандидатов, которые приняли письменное предложение о работе, отказываются от этого предложения еще до первого рабочего дня. Причины могут быть разные: контроффер от текущего работодателя, тревога насчет нового места работы, параллельный поиск других предложений на рынке. 

Такой этап адаптации называется пребординг — это предварительное знакомство с компанией, которое позволяет человеку почувствовать себя частью команды еще до первого рабочего дня. 

Что можно включить в пребординг:

• Экскурсия по офису;
• Короткое знакомство с командой, очно или онлайн;
• Welcome-курс в формате коротких видео с рассказом о корпоративной культуре, ценностях, правилах компании;
• Ответы на вопросы новичка;
• Отправка чек-листа с описанием и инструкцией для первого рабочего дня;
• Отправка гайда с инструкцией о том, как удобнее всего добраться в офис, схемой самого офиса, а также расположением заведений поблизости, где можно пообедать.

Начиная адаптацию с момента принятия кандидатом оффера, компания снижает риск потерять перспективного сотрудника.

Миф 2. Адаптация — это заполнение документов и выдача оборудования

Факт: 86% компаний оценивают эффективность адаптации на основании заполненных сотрудником и руководителем анкет, процесс не формализован и занимает много времени. А еще у 48% организаций в России вообще нет системы адаптации. 

Такие компании уверены: раз они нанимают опытных и высококвалифицированных специалистов, достаточно просто заполнить документы и выдать необходимое оборудование, а с задачами и коммуникацией с командой сотрудник способен разобраться сам.

Однако подписание документов и выдача оборудования — это лишь малая часть адаптации, которые в одиночку не справятся с основной целью всего процесса, а именно — быстрый выход сотрудника на пиковую эффективность. 

Для эффективной адаптации составляется план, в котором прописываются конкретные действия и сроки их выполнения. Например, такой план может включать в себя:

• Цели на испытательный срок;
• Расписание встреч с командой и руководителем;
• Регулярный сбор обратной связи;
• Прохождение обучения;
• Взаимодействие с наставником.

Только комплексный подход может сделать адаптацию действительно эффективной, снизить текучесть и сохранить ценные кадры. В противном случае адаптация становится бесполезной формальностью.

По теме: Пять шагов к эффективной адаптации удаленных сотрудников

Миф 3. Важно дать новичку как можно больше информации, или «узнай все за один день»

Первый день на новом рабочем месте — это всегда стресс. Человек пытается максимально контролировать себя, наладить коммуникации с окружающими, ну и — элементарно — не заблудиться в офисе, запомнить дорогу до своего рабочего места. В таком состоянии непросто воспринимать весь объем информации, который работодатель пытается донести. Но так хочется сразу рассказать новичку и про корпоративную культуру, и про структуру компании, а еще разом заполнить все документы и обсудить цели на испытательный срок.

Однако такой шквал информации может сбить с ног даже самого опытного сотрудника. Усвоить все материалы за день или даже за неделю способен только мифический сотрудник, который всегда дочитывает до конца все инструкции, с первого раза запоминает любую информацию и никогда не задает дополнительных вопросов. Реальному сотруднику требуется больше времени, поэтому в идеале адаптация должна занимать от 2 до 6 месяцев.

Также не забывайте, что новичок поначалу находится в стрессе, избавиться от которого ему может помочь теплый прием со стороны команды. Именно поэтому в первые дни лучше всего сделать акцент не на базовых формальностях, а на коммуникации. Познакомьте нового сотрудника с командой, сходите вместе с ним на обед, назначьте наставника, который будет помогать новичку в процессе адаптации. 

Миф 4. В период адаптации важно тщательно контролировать новичка

Новый сотрудник пришел в компанию, к нему еще нет доверия, а вдруг он ничем не занимается и просто просиживает время? Такие страхи могут возникать у руководителей в период адаптации новичка. 

Может показаться, что лучший вариант в таком случае — микроменеджмент. Руководитель контролирует каждый шаг сотрудника, для этого используются различные инструменты: прослушка, скрининг экрана, ежедневные детальные отчеты и т.д. Кажется, что так можно снизить риски для компании и помочь сотруднику влиться в рабочий процесс, однако это мнение ошибочно.

Чрезмерный контроль, как правило, приводит к обратному эффекту: сотрудники перестают проявлять инициативу, у них снижается мотивация, они ощущают, что им не доверяют. В итоге новички испытывают чрезмерную тревожность из-за тотального контроля и начинают задумываться об увольнении.

В попытке держать руку на пульсе важен баланс. Безусловно, в период адаптации новичок требует большего внимания, чем остальные сотрудники, но это не означает, что нужно следить за каждым его шагом. 

Важно поставить новому сотруднику четкие цели, обсудить шаги для их достижения, регулярно собирать обратную связь и демонстрировать доверие, давать возможность проявить инициативу. Возможно, что поначалу сотрудник может допускать ошибки, однако при этом он поймет, что его ценят, что он может проявлять инициативу и чувствовать себя частью команды. Это поможет быстрее адаптироваться и выйти на пиковую эффективность в своей работе.

По теме: Пять грехов, которые вам не простят новые сотрудники 

Миф 5. Эффективность адаптации нельзя измерить

Компания выстроила систему адаптации, вкладывает в нее время и деньги, однако новые сотрудники показывают низкую эффективность, продолжают увольняться и писать гневные отзывы в интернете. Работодатель и новички иногда расходятся в оценках программы адаптации, некоторые этапы могут нуждаться в доработках и изменениях,. Важно вовремя выявить проблему и устранить ее. Однако это возможно только в том случае, если измерять эффективность адаптации.

Ошибкой будет считать, что результаты адаптации нельзя оцифровать и оценить, да и не нужно — если сотрудник не уволился и нормально работает, то все в порядке. Но что именно означает «нормально», как понять, что компания не потратила ресурсы впустую и движется в правильном направлении? 

Оценка эффективности адаптации включает в себя конкретные метрики, которые позволяют получить ответы на эти вопросы. 

Примеры самых популярных метрик:

• Индекс удовлетворенности сотрудников

Сотрудников просят ответить на несколько вопросов, связанных с их удовлетворенностью программой адаптации. Например, «насколько период адаптации соответствует вашим ожиданиям?». Для ответов на каждый из вопросов можно использовать шкалу от 1 до 10.

• Коэффициент текучести кадров на испытательном сроке

Текучесть новых сотрудников = Количество уволившихся новичков ÷ Количество принятых новичков

• Время выхода на продуктивность

Для измерения этой метрики устанавливают определенные KPI и сроки их достижения, затем сравнивают результаты с изначальным планом.

Эффективность адаптации можно и нужно измерять, это дает возможность грамотно расходовать бюджет, двигаться не по наитию, а на основе аналитических данных.

Фото на обложке: Freepik