Топ-5 советов по моделированию схем для вашего бизнеса

Содержание:

• Изобразите бизнес-процессы при помощи блок-схемы 
• Нарисуйте схему мозгового штурма для поиска ответов на вопросы
• Соблюдайте дедлайны с диаграммой PERT  
• Выявите источники потенциальных рисков с помощью схемы причинно-следственных связей
• Предотвратите возможные сбои в работе при помощи дерева ошибок 

Изобразите бизнес-процессы при помощи блок-схемы 

Один из самых распространённых способов визуализации информации,  — алгоритм, известный в мире бизнес-моделирования как блок-схема. Блок-схема поможет вам разделить крупный процесс на небольшие шаги и спланировать их выполнение. С помощью такой визуализации можно расписать этапы разработки продукта, скрипт общения менеджера с клиентами, организационную структуру и даже определиться с выбором бизнес-партнёра. 

Любой рабочий процесс имеет две  определённые точки: начало (старт проекта) и завершение (цель). Поэтому главная задача при создании блок-схемы состоит в том, чтобы четко определить шаги и этапы, которые происходят в процессе между этими точками.

Располагайте элементы в правильной последовательности и присвойте этапам вашей блок-схемы разные геометрические формы. Можно также поэкспериментировать с цветом.  

Не используйте внутри блок-схем длинные и сложные формулировки. Ваша задача состоит в том, чтобы сократить время, необходимое для восприятия информации, и в то же время обеспечить ее понятность.

Используя данный вид моделирования схем, вы сможете визуализировать любой процесс и упростить его восприятие для команды.

Распределите цвета между блоками и пропишите их значение для удобной ориентации внутри документа. Так восприятие схемы станет проще. (Источник: архив автора)

Нарисуйте схему мозгового штурма для поиска ответов на вопросы

Mind mapping или схема мозгового штурма — это инструмент для генерации идей и организации информации. 

Этот метод помогает не только визуализировать бизнес-процессы, но и найти ответы на сложные вопросы и придумать новые идеи. Например, mind mapping эффективен, когда нужно прописать цели на каждый квартал, сделать финансовые прогнозы, провести конкурентный анализ и расписать KPI.

Определитесь с основным объектом вашего мозгового штурма и изобразите его в центре, к примеру, в виде круга или облака. Далее создавайте ответвления с блоками до тех пор, пока ваши идеи не иссякнут или вы не найдете нужное решение. Ваше «дерево мыслей» может приобрести совершенно любое очертание, главное при его построении не терять связь ветвей с центральным ядром.

 Придумайте различные виды сокращений для своего проекта, которые будет легко запомнить и применять во всех схемах и графиках (Источник: архив автора)

Соблюдайте дедлайны с диаграммой PERT  

Диаграмма PERT чаще всего используется на начальных этапах запуска проектов. Данный вид схем напоминает диаграмму Ганта, отражающую графическое представление задач, расписание и сроки проекта. Но в отличие от нее имеет произвольную форму изображения. Вы можете использовать геометрические фигуры, чтобы обозначить  события или этапы, и соединять их при помощи стрелок, представляющих задачи, которые должны быть выполнены в отображенные между ними временные промежутки.

Всего в диаграмме PERT  4 элемента: 

• узлы (последовательные этапы); 
• стрелки (отображают действия, выполнение которых необходимо для перехода к следующему узлу);
• пунктирные линии (для отображения параллельных действий); 
• сроки. 

При построении данной схемы вы должны обладать информацией не только о задачах, но и об их распределении в команде и предполагаемых дедлайнах. Возможно, для первого раза создание этой схемы окажется сложным, но сегодня существует множество программ, которые помогут вам автоматизировать этот процесс при помощи готовых шаблонов.

Старайтесь не перегружать схему, чтобы команде было легче ориентироваться в сроках задач. (Источник: архив автора)

По теме: Время большого перехода. Как подготовиться к смене старой ИТ-системы на новую и не разрушить бизнес 

Выявите источники потенциальных рисков с помощью схемы причинно-следственных связей

Данный вид диаграммы напоминает по строению рыбью кость. Для начала определитесь с задачей, которую необходимо решить, и разместите её в правой части доски или листа Это и будет голова рыбы. Проведите к ней горизонтальную линию, а затем добавляйте вокруг возможные источники рисков. Далее можно переходить к детализации и пополнять каждую группу конкретными источниками — «костями» рыбы. Чтобы облегчить поиск первоисточника проблемы, постоянно задавайте вопрос: «почему?» и при изучении диаграммы сосредоточьте внимание на каждой детали. Продолжайте задавать этот вопрос, исследуя новые причины и факторы, пока не найдете ответ.

Графическое отображение причинно-следственных связей позволяет сгруппировать источники проблем и составить целостную картину ситуации. Благодаря этой схеме вы сможете определить не только причины неэффективности вашего бизнеса или производства, но и разработать план их устранения.

 Не забывайте соблюдать последовательность элементов, следите за выравниванием и пропорциями. (Источник: архив автора)

Предотвратите возможные сбои в работе при помощи дерева ошибок 

Данную диаграмму традиционно используют, чтобы показать различные события или условия, которые могут привести к нежелательному результату, например, к сбою оборудования.  Структура дерева ошибок состоит из двух основных компонентов: узлов и листьев. Узлы — это вариации действий, которые в результате приводят к формированию листа. Лист — это  результат действий, то есть ошибка или успешное решение проблемы. Действия, попадающие после проведения проверки в узле распадаются на две категории: соответствующие и несоответствующие установленным правилам.

После этого к каждой подкатегории может применяться новое действие и построение схемы будет продолжаться до момента, пока алгоритм не завершится. Узел, не требующий дальнейшей проверки и разделения, превращается в завершающий лист.

«Максимум информации при минимальном количестве уровней» — ключевое правило построения дерева ошибок. Ваша схема должна оптимизировать процесс их выявления, а не делать более запутанным.

Если элемент не несет ценности, смело удаляйте его. Схема должна помогать разобраться в задаче, а не мешать работе команды. (Источник: архив автора)

При работе над схемами не забывайте, что она будет эффективной только в случае максимально подробного анализа и описания визуализируемого процесса. Поэтому над схемами нужно работать всей командой. Во-первых, мнение других участников помогает сразу заметить недочеты и исправить их. Во-вторых, работа в команде позволяет собрать наиболее достоверную информацию для построения схемы, так как задействованы все роли.

Фото на обложке: Freepik