Как провести тендер, чтобы стройка точно закончилась

Первый этап. Аккредитация подрядчиков

На первом этапе тендера проведите аккредитацию участников. Что нужно запросить у подрядчиков: 

• пакет документов юридического лица: устав, учредительный договор, свидетельства ИНН и ОГРН, выписка из ЕГРЮЛ;
• финансовые отчёты: о прибыли и убытках, налоговые выписки за квартал и год;
• коммерческое предложение: ТЗ, технические характеристики объекта, сроки выполнения работ, порядок оплаты и стоимость проекта;
• кейсы в свободной форме, подтверждающие опыт работы, или копии ранее подписанных контрактов. Государственные компании запрашивают копии контрактов, акты выполнения работ по ним, а также информацию о задолженностях, количестве контрактов и средней стоимости проектов. 

В некоторых конкурсах подрядчики могут участвовать без предварительной аккредитации. Но лучше этот шаг не пропускать. Дальше объясним, почему.

Второй этап. Выбор подрядчика

После аккредитации или при её отсутствии проводится основная часть конкурса. Как правило, подрядчика выбирают тремя способами.

По цене

В этом случае проводятся торги на понижение — редукцион, где публикуется закупка и подбирается самое дешёвое предложение. Основная проблема, с которой сталкиваются заказчики при проведении тендера — ценовой демпинг из-за привлечения подрядчиков. В таких конкурсах можно участвовать без предварительной аккредитации. 

Это значит, что заявки подают даже те компании, у которых небольшой опыт или они вообще не работают по профилю заказчика. При этом после подачи ценовых предложений почти невозможно провести аккредитацию по опыту и убедиться в компетентности участника. 

Такие подрядчики часто устанавливают цены ниже, чем у крупных игроков. Они делают это ненамеренно, потому что не всегда могут грамотно оценить объём работ. И это главная «боль» заказчиков, которые выбирают подрядчика с минимальной ценой. В ходе работ иногда оказывается, что требуются дополнительные услуги, а из-за этого увеличиваются срок реализации и бюджет.

По теме. Брошенные проекты: что делать, если подрядчик по разработке больше не может работать с Россией

По опыту 

Есть и другой подход по выбору подрядчика в госзакупках. Решение принимается по совокупности факторов: 50% –– цена, 50% –– опыт подрядчика, наличие трудовых ресурсов и производственных мощностей. Здесь заказчикам важно обращать внимание на наличие необходимых лицензий: на строительство, проектирование, инженерные изыскания. 

Если речь идёт об объектах культурного наследия, то потребуется лицензия Министерства культуры и лицензия МЧС для деятельности по монтажу, техобслуживанию и ремонту средств обеспечения пожарной безопасности зданий и сооружений.

При таком подходе ценовой демпинг минимален: у участников нет возможности для значительного снижения цен. Выбирая подрядчика не по цене, а по опыту, вы подписываете контракт с заведомо надёжной компанией. Хотя такой способ нельзя назвать экономным.

По теме. Организуем тендерный процесс: способы и подходы

По схеме design-build

В России популярна схема design-build, когда тендеры на проектирование и на строительство объединяются и проект передаётся в одни руки. Заказчик надеется, что так он сократит время и на проведение конкурсов, и на строительство. Однако у компании-заказчика на этом этапе ограниченный пакет документов: планировка помещений и предварительное ТЗ. Не все подрядчики могут достоверно оценить такое предложение, а потому их цены будут отличаться.

По системе «одного окна», генподрядчик параллельно с разработкой проекта ведёт строительные работы, например, демонтаж здания. У заказчика возникает ложное ощущение динамики: задачи, которые выполняются на этапе проектирования, не лежат на критическом пути реализации проекта. 

Например, один из таких этапов — согласование проекта с управляющей компанией. Так подрядчик получает разрешение на ряд работ: от отключения пожарной сигнализации до слива воды из системы пожаротушения здания. Процесс согласования, который нередко растягивается, напрямую влияет на сроки реализации проекта.

Из-за санкционного давления и ограничений на поставку европейского оборудования все позиции с долгой доставкой тоже лежат на критическом пути. Это могут быть системы кондиционирования и вентиляции, центральное сетевое оборудование слаботочных систем, системы пожарной сигнализации или отделочные материалы. Такие товары нужно заказывать вовремя и в нужном количестве, а потому проект должен быть подготовлен заранее. Это позволяет точно расписать план работ: когда оборудование доставят, когда его можно смонтировать и подключить. 

При этом почти у всего импортного оборудования сегодня есть российские аналоги. Но иногда замену подобрать невозможно. Например, если проводятся работы по монтажу внутри небоскрёба, который целиком построен на оборудовании иностранного производства.

Третий и четвёртый этапы. Сначала проектирование, потом — стройка

Основная ошибка при проведении конкурса на строительство и выборе подрядчика любым способом — отсутствие проекта, ведомости объёма работ и документации. Некоторые подрядчики в таком случае составляют неточную смету, поскольку не могут учесть все необходимые услуги. Другие компании вообще отказываются участвовать в тендере.

Например, подрядчик может предположить, что на объекте должны быть электроснабжение и вентиляция, но не учтёт систему контроля доступа и сигнализацию. Другой участник, напротив, включит эти услуги в смету. Получится, что стоимость работ первого будет ниже, но в процессе работы бюджет придётся расширить, потому что добавятся дополнительные услуги. 

При отсутствии проекта из 10 потенциальных участников только два–три подрядчика подадут предложения, и они будут сильно отличаться в цене. А если проект подготовлен, заинтересованных подрядчиков, скорее всего, будет больше — восемь–девять организаций. При этом ценовой демпинг будет минимальным. 

Помимо организации закупок, ещё один важный фактор –– результат, который заказчик получает исходя из цены. Когда ТЗ сформулировано нечётко, можно, например, закупить неподходящий товар. Поэтому прописывайте пожелания детально: предмет закупки, количество, цвет, наименование, сроки поставки, упаковка. Проводите тендер, когда на руках есть вся рабочая документация. Делимся примерными сроками проектирования разных объектов:

1. Проектирование офиса занимает от полутора до трёх месяцев, в зависимости от сложности объекта и интерьерных решений, которые хочет видеть заказчик. Особенно долго длится этап создания концепции: шаблонные решения, как правило, не применяются. Сроки строительства офисов зависят от объёма работ и в среднем составляют четыре–шесть месяцев. 
2. Разработка проекта коммерческого помещения занимает примерно три месяца. Но есть и простые объекты, например, массовые розничные точки. Они проектируются за две–четыре недели при наличии готовых дизайн-проектов. Стандарт строительства розничной точки –– около полутора месяцев. 
3. Проектирование нового здания начинается с разработки инженерного проекта. Далее проект проходит государственную или негосударственную экспертизу, чтобы получить заключение о том, что он безопасен и его можно реализовать. На этом этапе проверяются конструктивные решения, пожарные нормы, принципиальные решения по отоплению, электроснабжению и вентиляции. Разработка инженерного проекта занимает два–три месяца, экспертиза –– от месяца. Далее на протяжении трёх месяцев происходит разработка документации, на основе которой следующие два или три месяца будет вестись строительство. Полгода – оптимальный срок для проектирования нового здания.

По теме. Как спланировать новое офисное пространство, чтобы оно было удобным и работало на бизнес?

Что поможет получить выгодное и надёжное предложение 

Опыт показывает, что получить лучшую цену от подрядчиков можно. Как это сделать: сначала проведите аккредитацию и отберите компании по таким критериям, как богатое портфолио, опыт работы на рынке, отзывы заказчиков, наличие необходимых лицензий, оборот за прошлые годы. 

Ценовой фактор при этом пока не учитывайте. Выбирайте тех, кто обладает всеми необходимыми для выполнения контракта ресурсами. А дальше среди 5–10 лучших компаний устройте торги, выбрав самое выгодное предложение. Только так можно отсеять недостаточно опытных контрагентов и избежать переплаты в процессе работы. 

Важно помнить: не всегда одни и те же компании остаются в своем ценовом сегменте. Порой опытные подрядчики, которые всегда оказывают дорогие услуги, оказываются в ситуации простоя своих мощностей. Тогда для них выгоднее эти мощности загрузить — поэтому они снижают расценки. Так можно получить лучшее предложение на реализацию контракта от известного и грамотного подрядчика. 

С одной стороны, при этом подходе организатор полностью хеджирует риск того, что контракт не будет исполнен. С другой стороны, возникает ситуация, когда разница в опыте компаний не имеет значения для выполнения конкретных задач. Подрядчик, опыт которого измеряется проектами на миллионы квадратных метров, не заинтересован в объекте на одну тыс. кв. метров, поэтому он поставит максимальную цену. А компания с меньшим количеством проектов может пойти навстречу и предложить более выгодную стоимость. Поэтому старайтесь выбирать того участника, который предлагает лучший проект.

Фото на обложке: Freepik