Как избежать недопонимания в виртуальном коллективе?

Как избежать недопонимания с коллегами, если ваше общение ограничено электронной перепиской? CEO научно-исследовательской консалтинговой компании Ferrazzi Greenlight Кейт Феррацци дает советы фрилансерам и просто удаленным работникам.

Общение по электронной почте порой ведет к неправильному толкованию посыла автора письма, поскольку при такой форме коммуникации отсутствует очень важный элемент – визуальный контакт с собеседником, говорит эксперт.

Самым простым примером здесь служит использование восклицательного знака: ставя его в конце предложения, вы можете выражать как изумление, так и гнев. Остается только гадать, правильно ли поймет вас адресат.

Поэтому прежде чем отправлять письмо (речь идет о деловой переписке) коллеге или начальнику, дайте прочитать его стороннему человеку, он сможет беспристрастно оценить эмоциональный фон послания, советует Феррацци. Это самое простое правило, которому  нужно следовать, если вы не уверены в том, что адресат поймет вас верно.

В общем, необходимо помнить, что дружелюбный, уважительный тон крайне важен для создания комфортного микроклимата в виртуальном коллективе.  Для его поддержания эксперт советует несколько вещей.

Во-первых, не поддавайтесь так называемой иллюзии прозрачности. Мы часто преувеличиваем то, насколько доступно излагаем свои мысли и эмоции на письме, а также переоцениваем степень эмпатии нашего собеседника. На деле человек, ни разу не видевший вас в реальной жизни, может долго привыкать к вашей манере общения, а на установление контакта потратить месяцы. Для того чтобы сократить этот срок, эксперт рекомендует руководителям перенимать опыт компаний, которые публикуют  информацию о своих сотрудниках на сайте своей организации.

Также сотрудники могут устраивать видеоэкскурсии  друг для друга по своим рабочим местам. Такая практика помогает работникам составить психологический портрет коллег и, как следствие, облегчает виртуальное общение.

Далее необходимо найти к человеку персональный подход, считает эксперт. Например, для одних людей достаточно сухой сжатой информации, чисел и таблиц. Другие – более восприимчивы к инфографике. Если в офисе вы можете разъяснить коллеге какие-либо нюансы или неточности, то в виртуальном коллективе, скорее всего, вам придется экспериментировать, пробовать разные способы подачи информации, прежде чем вы найдете оптимальный способ общения.

Эксперт советует также оперативно реагировать на письма коллег, в крайнем случае, предупреждать о том, что ответ поступит позже. Люди воспринимают скорость ответов на свои письма как показатель  качества отношений с их адресатами. Стоит вам задержаться с ответом, как собеседник начинает сомневаться в том, насколько вы его цените.

Старайтесь писать аккуратно, соблюдайте грамматические правила, советует эксперт. Последние исследования показывают, что многие руководители компаний ведут рабочую переписку, игнорируя элементарные нормы языка. Обычно они ссылаются на свою занятость, что служит слабым утешением для сотрудников, которые вынуждены тратить больше времени на прочтение таких писем.