Искусство фокусирования

Дэвид Аллен, эксперт по самоорганизации, придумавший методику GTD (Getting Things Done), призванную победить рабочую рутину и помочь обрести контроль над жизнью, решил, как и большинство консультантов, одним трудом не ограничиваться, а развить свою идею в новой книге. Работа «Как поддерживать дела в порядке» создавалась как руководство по успешной оптимизации любого процесса. В книге представлены ключевые модели системы GTD, которые, по убеждению автора, можно с успехом применять почти во всех сферах жизни.

Матрица самоорганизации

Система GTD, описанная Алленом в книге «Как привести дела в порядок», - это методика фокусирования, устранения всего, что отвлекает внимание. Для корректной и бесперебойной работы системы нужно отслеживать два ключевых фактора: контроль и перспективу. Аллен пишет, что это две стороны одной медали, но требующие разных подходов.

Чтобы читателю было проще выбрать ориентир и направление дальнейшего движения, Дэвид Аллен предлагает использовать следующую матрицу:

Горизонтальная ось - контроль, вертикальная - перспектива. Как пишет Аллен, оптимальным состоянием являются высокие уровни по обоим элементам, и наша цель - добиться позиции Капитана и Командора и в жизни, и на работе. «В этом состоянии нет места подавленности, делению на личное и профессиональное, ситуации выбора жизни или работы, - поясняет автор. - Вы действуете, вы можете просто активно и динамично жить» (подробнее о матрице - в доп. материале).

На пути к контролю

Далее Дэвид Аллен обстоятельно рассказывает об этапах обретения контроля и уровнях перспективы, предлагая для каждого из элементов регламентированные процедуры и оптимальный набор инструментов.

Так, путь к полному контролю проходит через несколько стадий. От этапа фиксирования (сбор информации, важной с точки зрения фокуса внимания) через оценку значимости (сосредоточение внимания, на том, что является объектом вашего внимания), упорядочение, проверку и анализ (обзор состояния дел и обретение ощущения перспективы). «Приобретение полного контроля с помощью фиксации, оценки значимости, упорядочения и обзора очищает ваш «внутренний стол», обеспечивая четкое видение всех имеющихся вариантов», - пишет Аллен. Финальный же этап - исполнение.

Не ограничиваясь голой теорией, автор на примере показывает, как последовательная реализация комплекса мероприятий «естественным путем обеспечивает ощущение полного контроля», будь то человек или компания.

Обретение перспективы

Второй фактор - перспектива. Собственно, куда и зачем вы движетесь. Для выделения различных уровней Аллен применяет термины, относящиеся к измерению высоты - эти цифры помогают представить размах перспективы.

Так, на уровне «взлетной полосы» нужно быть готовым ответить на вопрос «Что вам нужно сделать?». Например, помыть машину или обсудить с начальником новую идею. Этот уровень предполагает разработку плана мероприятий и определение способа их ежедневного выполнения.

Десять тысяч футов. Этот горизонт предусматривает фокусировку на краткосрочных проектах, где каждый проект - миниатюрная цель, обзор состояния дел по которой нужно проводить как минимум раз в неделю. «Регулярные раздумья о том, что происходит в пределах от одной недели до нескольких месяцев, помогут освободиться от стресса и обеспечат высокую продуктивность мышления», - пишет Аллен.

Двадцать тысяч - зоны фокусирования и зоны ответственности. Это семь-десять областей, в которых вы можете сгруппировать свои интересы (самовыражение, карьера, взаимоотношения, финансы и так далее). Контрольной картой этого горизонта, пишет Аллен, могут служить роли и ключевые компоненты вашего образа жизни.

На тридцати тысячах футов в дело вступают цели и задачи. Базовый вопрос: «Чего я хочу добиться?». «Имеет смысл заново продумывать по существу ежегодные и долгосрочные цели, по крайней мере, один раз в год», - считает автор.

Сорок тысяч. На этом рубеже речь идет о долгосрочном успехе, а именно, определении того, каковы ваши цели, например, на три года. Причем «долгосрочность» - понятие относительное. Выше располагается уровень предназначения и принципов. Первое придает целеустремленность, а вторые представляют собой базовые ценности. Дэвид Аллен убежден в необходимости уточнения абсолютного предназначения. «Если вы не будете знать, для чего вы существуете или куда идете, вас может завести куда угодно», - поясняет он.

«Сбалансированная интеграция всех этих элементов обеспечивает человека самыми инновационными практиками продуктивного ведения дел, - утверждает Аллен. - Все элементы являются настолько взаимозависимыми, что ваша результирующая продуктивность будет находиться на том же уровне, что и самый слабый элемент всей цепочки» (о том, как поддерживать работу системы, читайте в доп. материале).

Дэвид Аллен «Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса». - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010.